Članak

Svi smo bili u toj situaciji. Sedeli smo na potpuno mučnom timskom sastanku, pitajući se zašto smo uopšte tu i o čemu uopšte pričamo.

Možda si i sam/a vodio/la neke od tih iscrpljujućih sastanaka. Ali nemoj da se stidiš. Vrlo malo ljudi je obučeno kako da vodi sastanak. Ali učenje te veštine može te pretvoriti u izuzetnog izvršioca u tvojoj kompaniji.

U ovom blogu ćemo te naučiti kako da vodiš sastanak tako da dobiješ ono što ti je potrebno, a pritom pomogneš svojim kolegama da jasno definišu svoje naredne korake.

Dobra vest: vođenje energičnog i efikasnog timskog sastanka nije ni približno tako komplikovano kako zvuči. Potrebno je samo nekoliko jednostavnih koraka da bi podržao/la energiju i fokus svog tima.

Dobri timski sastanci poštuju energiju ljudi

Svi znamo da je vreme neverovatno vredno. Ali tvoje kolege ne mogu maksimalno iskoristiti svoje vreme ako nemaju energije.

Uz pravilno upravljanje energijom, svako može postići više sa manje. Drugim rečima, odgovorno upravljanje energijom tvog tima može povećati produktivnost sastanka, a pritom održivo podržati performanse i nakon njega. Da ne pominjemo da pomaže i u sprečavanju izgaranja.

Prvo, fokusiraj se na upravljanje opterećenjem i oporavak.

Sastanci nose veliki mentalni i fizički danak. Prebacivanje pažnje sa sastanka na rad, pa nazad na sastanak, a zatim na još sastanaka jedan za drugim, izuzetno je iscrpljujuće. Održavanje fokusa tvog timskog sastanka pomaže u upravljanju tim opterećenjem.

Pravilo 90/20

Ljudsko telo ima prirodan ritam uspona i padova energije.

U Exos-u to nazivamo pravilo 90/20: na svakih 90 minuta rada uključi 20 minuta odmora.

Većina ljudi može da održi fokus oko 90 minuta pre nego što performanse prirodno počnu da opadaju. Uzimanje 20-minutne pauze za punjenje energije nakon tih perioda rada pomaže u održavanju visoke produktivnosti. A sastanci bi trebalo da prate isti ritam.

Naravno, svaki timski sastanak ne traje 90 minuta. Zato možeš ovaj odnos 90/20 podeliti na manje delove. Na primer, pokušaj da svoj 30-minutni sastanak završiš 5 minuta ranije kako bi ljudi mogli da napune energiju između sastanaka.

Vođenje efikasnog sastanka

Pokrili smo osnove upravljanja energijom. Sada, evo kako da vodiš sastanak koji neće isisati svu energiju iz prostorije.

Šta uraditi pre timskog sastanka

1. Postavi jasan cilj i dnevni red.

Podeli sa učesnicima nameravani cilj sastanka najmanje 24 sata unapred. Uključi i dnevni red, odnosno ono što ćete zaista raditi tokom sastanka.

Postavljanje očekivanja omogućava ljudima da dođu pripremljeni, fokusirani i usklađeni sa ciljevima.

Na primer: „Cilj ovog sastanka je da smislimo ideje i uskladimo se oko tema sadržaja za naredni kvartal. Prvih 5 minuta ćemo iskoristiti da postavimo scenu. Zatim ćemo preostalih 45 minuta iskoristiti da glasamo o omiljenim temama i finalizujemo ih.“

2. Podeli ključne informacije.

Priloži materijal za prethodno čitanje u pozivnici ili imejlu kako bi učesnici došli spremni. Ovo će sastanak učiniti efikasnijim.

Nastavak primera iz tačke 1: „Molimo dođite spremni za smišljanje ideja. Za inspiraciju, pročitajte ovaj dokument sa našim temama od prošle godine. Tamo ćete pronaći i podatke o tome kako je svaka tema prošla kod naše publike.“

3. Odredi odgovarajuće trajanje sastanka.

Koristi samo onoliko vremena koliko ti je potrebno da ostvariš cilj. Odustani od standardnih vremenskih termina u korist kraćih, fokusiranih sesija.

Na primer, od 30-minutnih sastanaka napravi 25-minutne, a od 60-minutnih 50-minutne. Poštuj vreme učesnika i održavaj njihov nivo energije visokim.

Budi potpuno jasan/na oko cilja sastanka kako bi znao/la koliko je vremena prikladno. Uračunaj vreme za pauze i pobrini se da imaš dovoljno vremena da ostvariš cilj bez žurbe. Ostajanje fokusiranim na cilj održaće sastanak efikasnim.

4. Pozovi samo neophodne učesnike.

Svi koji nisu na spisku neophodnih učesnika mogu sačuvati svoju energiju.

Pogledaj svoju potencijalnu listu pozvanih i jasno definiši zašto ti je tačno potrebna njihova prisutnost na sastanku. Ako nisu neophodni, nemoj ih uključivati. Ako je nečije prisustvo opciono, označi to tako da im daš mogućnost da se pridruže ili ne.

5. Pripremi okruženje za produktivnost.

Za sastanke uživo, obezbedi grickalice, vodu i prijatno okruženje — uključujući umerenu temperaturu.

Za sastanke na daljinu, svedi ometanja na minimum i pobrini se da tehnologija funkcioniše. Ako deliš ekran, pobrini se da ono što prikazuješ bude bitno, a ne vizuelno ometajuće. Za sastanke koji ne zahtevaju da gledaš u ekran računara, izađi napolje ili ih odradi u hodu.

6. Planiraj pauze.

Planiraj pauze u skladu sa dužinom i intenzitetom sastanka. Za sastanke duže od 90 minuta, uključi jednu pauzu od 20 minuta ili dve pauze od po 10 minuta. Pokušaj da završiš ranije kako bi učesnici mogli da se resetuju pre sledećeg zadatka.

Šta uraditi na početku timskog sastanka

1. Počni sa svrhom.

Ponovi cilj kako bi usmerio/la tim i postavio/la ton. Ovo pomaže tvojim kolegama da ostanu fokusirani na zadatak koji je pred njima. Konfuzija troši energiju.

2. Usidri se u sadašnjem trenutku.

Uradi kratku aktivnost, poput dubokog disanja, zapisivanja ličnih ciljeva za sastanak ili kratkog istezanja. Ovo pomaže da se um razbistri i priprema sve za produktivno učešće.

Tokom sastanka

1. Ostani fokusiran/a uz pomoć šifrovane reči.

Kada sastanci neizbežno skrenu sa teme, postavi šifrovanu reč koju ljudi mogu koristiti da blago vrate diskusiju na dnevni red. U Exos-u, „kokice“ je klasika. Neka tim pomogne da izaberete tu reč i zabavite se time!

2. Ponudi namerne pauze za oporavak.

Primeti ako nivo energije opada. Pogledaj da li izrazi lica ljudi deluju beživotno, ili da li deluju umorno i nefokusirano.

Ponudi brzu aktivnost za oporavak, poput vežbi disanja, petominutne pauze za pokret, ili nečeg neobičnog poput šale ili zabavne priče. Ove male pauze mogu ponovo napuniti energiju tvojih kolega i vratiti život tvom sastanku kako biste mogli da ostvarite svoje ciljeve.

Šta uraditi na kraju timskog sastanka

1. Rezimiraj naredne korake.

Pobrini se da svima budu jasni njihovi zadaci. Zapamti: jasnoća podržava energiju.

2. Završi umerenim tempom.

Naglo završavanje timskog sastanka može otežati ljudima prelazak nazad u ostatak dana. Pobrini se da dobro upravljaš vremenom kako bi diskusija imala jasan zaključak. Možeš čak ponuditi i kratku vežbu disanja koja će pomoći ljudima da se opuste nakon sastanka.

Primeni naučeno u praksi

Vođenje efikasnog timskog sastanka nije teško. Potrebno je samo malo namernog planiranja i jasnoće.

Zapamti: jasnoća podržava energiju. Prvo, razjasni zašto se sastajete. Pozovi samo ljude koji zaista treba da budu tu. Pomozi svom timu da ostane fokusiran tokom sastanka. I na kraju, razjasni naredne korake.

Primeni ove jednostavne korake i tvoj tim se nikada više neće plašiti tvog sastanka.

A ako zaista želiš da podigneš svoje vođstvo i performanse tima na viši nivo, saznaj više o koučingu za ljudske performanse.